كيف تنقل بياناتك من برنامجك القديم بلا خسارة؟ — خطوة بخطوة

ما الذي يُنقل وما الذي يُحفظ؟

الخطوات الثماني

1. اختر تاريخ القطع. نهاية شهر، والأفضل نهاية ربع ضريبي: كل ما قبله في القديم، وكل ما بعده في الجديد. لا تنقل في منتصف الشهر.
2. صدّر من البرنامج القديم إلى إكسل. أصناف، عملاء، موردون، أرصدة. إن رفض برنامجك التصدير فهذه أول علامة على أنك محقّ في تغييره — واطلب تقاريره وحوّلها.
3. نظّف الملف. أصناف مكررة بأسماء مختلفة، باركودات فارغة أو مكررة، أسعار صفر، وحدات مكتوبة نصًا («كرتون 12») تحتاج فصلًا إلى وحدة ومعامل. نصف ساعة هنا توفّر شهورًا من الفوضى.
4. اجرد فعليًا. لا تنقل رصيد البرنامج القديم — فهو غالبًا سبب مشكلتك. عدّ الأصناف الأساسية على الأقل، وليكن الرصيد الافتتاحي ما على الرف لا ما في الشاشة.
5. استورد الأصناف والعملاء والموردين. في برنامج الفارس ERP تختار الملف (xlsx / xls / csv) ثم تحدّد لكل حقل عموده في الملف — لا ترتيب ثابتًا مفروضًا — واسم الصنف هو الحقل الوحيد الإلزامي؛ الباركودات الإضافية تُستورد بملف مستقل.
6. سجّل أرصدة أول المدة كقيد متوازن. مخزون بالتكلفة، صناديق وبنوك، ذمم العملاء، مستحقات الموردين — مجموع المدين = مجموع الدائن، وإلا فهناك رقم ناقص. البرنامج الصحيح يرفض حفظ قيد غير متوازن.
7. اربط الجهاز الجديد مع الهيئة. رمز OTP من بوابة فاتورة، ثم شهادة الامتثال، ثم الإنتاج (الدليل). السلسلة الجديدة تبدأ من رقم 1 وهذا طبيعي؛ فواتير القديم تبقى محفوظة لأن الأنظمة تُلزمك بحفظ السجلات سنوات.
8. شغّل الاثنين يومًا أو يومين ثم اقطع. بِع على الجديد، وراجع القديم للاستفسارات فقط. لا تُصدر فواتير من نظامين في الوقت نفسه بعد تاريخ القطع.

كم يستغرق ذلك؟

محل بأصناف حتى ألفين وعملاء بالمئات: يوم عمل واحد عادةً (تنظيف الملف هو أطول جزء). مع فروع ومخازن متعددة أو أصناف بوحدات كثيرة: يومان إلى ثلاثة. الجرد الفعلي وقته على حسب حجم المحل — ولا تقفز عنه.

أخطاء تكلّف أكثر من النقل نفسه

• نقل الفواتير القديمة فاتورةً فاتورة إلى النظام الجديد «حتى تكتمل الصورة» — تُربك التسلسل والضريبة ولا فائدة منها.
• الاعتماد على رصيد البرنامج القديم بلا جرد.
• تكرار الأصناف لأن الوحدات دخلت كأصناف مستقلة (كرتون وحبة صنفان).
• نسيان الرقم الضريبي وعنوان العملاء من الشركات — فتتعطل الفواتير القياسية لاحقًا.
• حذف النسخة القديمة بعد النقل. احتفظ بها.

كيف نفعلها معك؟

نقل الأصناف والعملاء والموردين والأرصدة الافتتاحية جزء من خدمة التركيب في برنامج الفارس ERP: نراجع ملفك معك، نستورده، نُثبت الأرصدة بقيد متوازن، ونربط الجهاز بالهيئة، ولا نعتبر التركيب منتهيًا قبل أول فاتورة مقبولة.

أسئلة شائعة